Paperless office of toch old school ringmappen?

 

Om mee te beginnen: wat is dat nou eigenlijk precies een ‘paperless office’? Kort samengevat: een kantoor dat is ingericht om zo veel mogelijk digitaal te werken. Dus verslagen, notities en agenda’s die worden opgeslagen, bijgewerkt en beheerd via computers in plaats van -op de traditionele manier- met ringmappen, boekwerken en ladebakken. Digitalisering van de werkomgeving dus. En er valt zeker wat te zeggen voor deze kantoortrend.

 

In de eerste plaats: ruimtebesparing. Kijk maar eens om je heen in een willekeurig, nog ouderwets ingericht kantoor. Vaak is minstens één vierde van de ruimte opgevuld met kantoormateriaal als boekenkasten, ladekasten, bakjes, ringmappen, grote bureaus, printers en papierversnipperaars. Wanneer je alle bestanden digitaal opslaat, van acquisitie tot facturen, scheelt dat behoorlijk wat ruimte. Heerlijk toch, al die stofvrije ruimtes en dat overzicht?

 

Daarnaast is een paperless office goed voor het milieu, wat tegenwoordig steeds belangrijker wordt. Oerwouden blijven groen en jouw kantoor is af van die tientallen kilo’s aan papier. Je draagt bij aan duurzaamheid én jouw office benodigdheden. Ook het imago van jouw kantoor wordt hiermee verbeterd.

 

Tot slot ben je simpelweg goedkoper uit, want al dat kantoormateriaal kost natuurlijk bakken met geld. Oké, misschien moet je bedrijf investeren in één of twee extra computers en externe harde schijven voor de lange termijn, maar de maandelijkse kosten aan met name papier en inkt worden bespaard. Bijna niets meer hoeft weggegooid te worden.

 

 

Het is weer tijd voor de kwartaalaangifte. Voorheen zocht je als secretaresse alle facturen die de afgelopen drie maanden zijn verstuurd bij elkaar en zocht daarbij naar het bijpassende factuurnummer in het totaaloverzicht. Na de transformatie naar een paperless office open je één muisklik verwijderd van de juiste map en synchroniseer je eenvoudig de bijhorende factuurnummers. Hierdoor verloopt het doen van de administratie een stuk sneller.

 

Nu je alles digitaal hebt opgeslagen, is alles veel beter te beveiligen door middel van wachtwoorden. Ja, er zijn hackers, maar de juiste wachtwoorden raden is meestal toch een stuk moeilijker dan een raampje intikken. Daarnaast is er brandgevaar op kantoren. Eén goede brand en bestanden die alleen fysiek opgeslagen zijn worden door een vlammenzee opgeslokt. In een paperless office is de kans hierop een stuk kleiner. Al helemaal als jij zo slim bent geweest om back-ups te maken van al jouw documenten.

 

Toch zijn er ook nadelen aan een papierloos kantoor. Stel, er wordt last minute een noodvergadering ingelast. Tienduizenden euro’s zijn overgemaakt naar een verkeerd rekeningnummer. Er is haast bij om te checken hoe dit gebeurt is en is op zoek naar een oplossing, maar het internet ligt er plotseling volledig uit. Aangezien de boekhouding voor een groot deel online opgeslagen is, is de juiste informatie onbereikbaar. Een paperless office is vaak erg afhankelijk van het internet. Ook tijdens een grootschalige systeemcrash heb je de kans dat er bestanden verloren gaan. Het is daarom belangrijk om regelmatig te back-uppen.

 

 

Daarnaast geven veel mensen toch de voorkeur aan het lezen van tekst op papier in plaats van op het scherm. Daarnaast leest het voor velen ook een stuk prettiger wanneer ze een boek of document fysiek in handen hebben.

 

Tot slot, zoals eerder benoemd, moet er in veel gevallen het een en ander worden aangeschaft tijdens de overgang naar een papierloos kantoor. Alle jaarverslagen en andere informatie moeten online gearchiveerd worden. Dit betekent dat je waarschijnlijk extra geheugen, computers en betere online beveiliging moet aanschaffen.